Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft. Da wundert es nicht, dass Mieter ganz genau hinschauen. Immerhin macht sie bis zu 40 Prozent der Gesamtmiete aus und ist damit ein erheblicher Kostenfaktor. Um Auseinandersetzungen mit dem Mieter von vornherein zu vermeiden, ist es wichtig, dass Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung bestimmte Dinge beachten. Worauf es dabei ankommt, wissen die Immobilienexperten der plusForta GmbH...


Nebenkosten im Mietvertrag: Vermieter dürfen nicht beliebig sämtliche Kosten als Nebenkosten abrechnen. So lassen sich beispielsweise Reparaturen oder der eigene Verwaltungsaufwand nicht auf den Mieter umlegen. Welche Betriebskosten umlagefähig sind, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten.

Es genügt dabei, im Mietvertrag darauf hinzuweisen, dass der Mieter für die Betriebskosten aufkommt. Mit dieser Aussage wird automatisch ein Bezug zur BetrKV hergestellt. Fallen darüber hinaus weitere Betriebskosten in den Zuständigkeitsbereich des Mieters, müssen diese im Mietvertrag unter „Sonstige Betriebskosten“ extra genannt werden.

Nachvollziehbarkeit für den Mieter: Oberstes Gebot einer Nebenkostenabrechnung ist, dass sie für den Mieter überprüfbar ist. Die Posten, die für den Mieter unverständlich sind, sind in der Regel ungültig. Unverzichtbar für eine korrekte Abrechnung sind die folgenden Punkte:

Gesamtkosten: Für den Mieter muss deutlich gemacht werden, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen. Dafür müssen einzelne Posten, wie Hausmeister, Beleuchtung, Wasser und Abwasser, transparent dargestellt werden.

Umlageschlüssel: Als Vermieter muss man angeben, wie die einzelnen Kosten auf den Mieter umgelegt werden. So können sich die Berechnungen zum Beispiel nach Wohneinheit oder Wohnfläche richten.
Anteil des Mieters: Unverzichtbar ist auch die Angabe des Mieteranteils, der über den jeweiligen Anteil des Mieters an den Kosten für Müllabfuhr, Hausmeister etc. informiert.

Vorauszahlungen: Hat der Mieter bereits Zahlungen für die Nebenkosten geleistet, müssen diese in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Verteilung der Heizkosten: Für deren Verteilung gilt es, sich nach den Vorgaben des Gesetzgebers zu richten. So dürfen mindestens 50, maximal 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Entsprechend § 7 Heizkosten muss der restliche Anteil nach Wohnfläche aufgeteilt werden. Hält der Vermieter sich nicht daran, ist der Mieter zur Kürzung der Heizkosten berechtigt.

Datum und Zeitraum der Nebenkostenabrechnung: Dem Mieter muss die Abrechnung maximal zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556, Abs. 3 BGB). Ist das nicht der Fall, ist sie unwirksam. Als Vermieter muss man dann nachweisen, dass diese Verspätung weder absichtlich noch fahrlässig herbeigeführt wurde, um eine eventuelle Nachforderung durchzusetzen.

Auch der Zeitraum ist für die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung wichtig. Er muss zwölf Monate betragen (§ 556, Abs. 3 BGB), geht er darüber hinaus, handelt es sich um einen Formfehler. Auch dies würde bedeuten, dass der Mieter Nachforderungen nicht nachkommen müsste.

„Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist absolute Genauigkeit und Konzentration gefragt. Schnell hat sich ein auf den ersten Blick kleiner Formfehler eingeschlichen, der dann aber dafür sorgt, dass die gesamte Nachforderung ungültig ist und man als Vermieter auf einer verhältnismäßig großen Geldsumme sitzen bleibt“, warnt Robert Litwak, Geschäftsführer der plusForta GmbH (vermietsicher.de).